Urlop na żądanie – wszystko, co powinien o nim wiedzieć każdy pracownik

„Urlop na żądanie” to pojęcie znane osobom zatrudnionym na umowie o pracę. Wielu pracowników chętnie zresztą korzysta z możliwości wzięcia wolnego z dnia na dzień. Wokół tego tematu narosło jednak wiele błędnych przekonań. Czym więc tak naprawdę jest urlop na żądanie? Czy można wziąć go tylko z konkretnych powodów? I co najważniejsze – czy pracodawca może odmówić jego udzielenia?

Czym jest urlop na żądanie?

Wbrew temu, co sądzi wielu pracowników, urlop na żądanie nie jest wcale żadnym dodatkowym urlopem. Można go opisać raczej jako przywilej wykorzystania kilku dni urlopu wypoczynkowego w szczególny sposób.

Zwykle gdy pracownik decyduje się wziąć wolne od pracy, musi bowiem poinformować o tym z dużym, często kilkumiesięcznym wyprzedzeniem. Dzięki temu pracodawca może dopilnować, by plany wypoczynkowe poszczególnych pracowników nie wpływały negatywnie na funkcjonowanie zakładu pracy.

Obojętnie więc, czy ustala plan urlopowy, czy też udziela urlopu jedynie na podstawie porozumienia z pracownikiem, zgłoszenie wniosku urlopowego z dużym wyprzedzeniem zwykle okazuje się konieczne.

Od tej zasady przewidziano jednak wyjątek, jakim jest właśnie urlop na żądanie. Zgodnie z art. 167² Kodeksu pracy pracodawca udziela go na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym.

Takie żądanie można zgłosić nawet z dnia na dzień. Z tego powodu wydaje się, że pracownik powinien korzystać ze swojego przywileju jedynie ze szczególnie ważnych powodów – np. w razie problemów rodzinnych czy nagłych, nieprzewidzianych sytuacji. Warto jednak wiedzieć, że żaden przepis nie wspomina o obowiązku uzasadniania swojej decyzji. To oznacza, że urlop na żądanie można wziąć tak naprawdę z dowolnej przyczyny.

Ile dni urlopu na żądanie przysługuje pracownikowi?

W ciągu każdego roku kalendarzowego pracownik może wykorzystać maksymalnie 4 dni urlopu na żądanie. Trzeba mieć jednak świadomość, że skoro urlop na żądanie jest tak naprawdę urlopem wypoczynkowym, tyle że udzielanym na nieco innych zasadach, to nie pozostanie bez wpływu na pulę dni wolnych, które pracownik może wykorzystać w danym roku kalendarzowym. Przy pełnym etacie w zależności od długości zatrudnienia pula ta wynosi 20 lub 26 dni.

Oznacza to, że jeśli dany pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat, a więc ma prawo do 20 dni urlopu wypoczynkowego, to może:

• wykorzystać wszystkie te dni w „normalnym trybie”,
• wziąć maksymalnie 4 dni urlopu na żądanie – wtedy pula urlopu wypoczynkowego zmniejszy się odpowiednio do 16-19 dni.

Tym samym jeśli taki pracownik wykorzysta np. 2 dni w ramach urlopu na żądanie, to pozostałe 2 dni może wziąć później również w tym trybie, albo jako „normalny” urlop wypoczynkowy. Z drugiej strony jeśli wcześniej przeznaczyłby wszystkie 20 dni na wypoczynek, to urlop na żądanie w ogóle by mu nie przysługiwał. W takiej sytuacji nie pozostałyby mu już bowiem żadne dni urlopowe do wykorzystania.

Czy niewykorzystany urlop na żądanie przepada?

Nazwa „urlop na żądanie” może być myląca. Pracownikom często wydaje się bowiem, że wystarczy zgłosić taki urlop, a pracodawca nie może się tej decyzji sprzeciwić.

Jest to jednak nieprawda. Przełożony jak najbardziej ma prawo odmówić udzielenia urlopu. Jeśli mimo tego pracownik nie stawi się w pracy, jego zachowanie może zostać natomiast potraktowane jako nieusprawiedliwiona nieobecność i przykład naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych. A to uprawnia już pracodawcę do nałożenia kary porządkowej albo nawet do zwolnienia pracownika w trybie dyscyplinarnym (bez zachowania okresu wypowiedzenia).

Warto jednak dodać, że pracodawca odmówi udzielenia urlopu tylko z powodów uzasadnionych interesem zakładu pracy. Chodzi tu więc o sytuację, gdy nieobecność pracownika mogłaby zaszkodzić przedsiębiorstwu – np. gdy konkretne zadanie trzeba zrealizować w danym dniu i nie ma nikogo, kto mógłby takiego pracownika zastąpić.

W jaki sposób złożyć wniosek o urlop na żądanie?

W kodeksie pracy nie wskazano żadnej szczególnej formy czy procedury zgłaszania urlopu na żądanie. W praktyce przyjmuje się więc, że takiego zgłoszenia można dokonać w dowolny sposób – o ile zawiadomienie będzie skuteczne. Dozwolone jest więc np. napisanie maila, wykonanie telefonu czy nawet wysłanie wiadomości SMS.

Wspomniany już art. 167² Kodeksu pracy wyraźnie wskazuje jednak, że wniosek trzeba zgłosić najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu. W praktyce zwykle wymaga się, by pracownik zrobił to do chwili przewidywanego rozpoczęcia pracy. Ma to zresztą swoje uzasadnienie – pracodawca nieraz będzie musiał przecież zorganizować zastępstwo.

Warto jednak dodać, że wiele zależy tu od konkretnego zakładu pracy. Niektórzy pracodawcy wprowadzają zasady bardziej korzystne dla pracowników. Zdarza się więc, że zgodnie z regulaminem pracy albo ze względu na przyjęty zwyczaj takie wnioski można składać już po godzinie, w której powinno się rozpocząć pracę, a nawet – aż do końca dnia, w którym miała być ona wykonywana.

Biorąc jednak pod uwagę fakt, że na skorzystanie urlopu potrzebna jest zgoda pracodawcy, to najbezpieczniejszym rozwiązaniem dla pracownika będzie przyjęcie, że takiego zgłoszenia musi dokonać przed godziną, w której zwykle zaczyna wykonywać obowiązki służbowe. Tym bardziej jeśli ani regulamin pracy, ani zwyczaje panujące w firmie nie wskazują, że obowiązują inne zasady.

Najważniejsze informacje o urlopie na żądanie – podsumowanie

Urlop na żądanie nie jest więc żadnym osobnym rodzajem urlopu. To jedynie szczególny tryb wykorzystania maksymalnie 4 dni urlopu wypoczynkowego. Wbrew nazwie, pracodawca może odmówić jego udzielenia, ale tylko z ważnych powodów. Pracownik musi natomiast się z taką decyzją zgodzić. W przeciwnym razie naraża się na kary porządkowe albo nawet na zwolnienie dyscyplinarne. Powinien też zadbać o odpowiednie zgłaszanie urlopu, a więc co do zasady zrobić to najpóźniej przed godziną rozpoczęcia pracy i upewnić się, że takie zawiadomienie było skuteczne.